图 1-1
在外贸竞争压力加大的情况下，除了维护好老客户以外，越来越多的企业在积极开发新客户：参加各类交易展会、刊登环球资源、阿里巴巴网络广告等等，每年的投入都不小。然而，重前期开发，轻后期跟踪，甚至无跟踪的现象很普遍。
这里有两种情况，一种是老板或经理本身就是老外贸，凭经验能下单的客户马上跟进，甚至在交易会现场就能达成意向，但剩下95%的潜在客户自己根本没有时间精力去顾及；另一种就是把客户反馈信息分配给下面业务人员，但问题是他们会不会认真对待，即使是有利益刺激，在没有高效工具的情况下，仅凭热情往往也是很茫然、无从入手。
应该停止这种现象了！工欲善其事，必先利其器。否则，每年巨额市场开发投入中的隐性浪费是非常可惜的。下面就以大量外贸用户在“富通天下”众多功能中的一种使用为例，看看外贸出口营销中的淘金术，它是如何管好客户信息并促成定单机会的。
图 1-2
要全面管理，首先就要全面掌握。管理层进入“富通天下”，就能看到所有的下属以及他们名下客户的信息。图1-1中，点“刘建民”，就能看到他目前收 件箱541封邮件的内容，点他下面的客户，比如“Top Gifts”，就能了解到该客户所有的往来业务联系邮件。强调一下：“富通天下”的强大技术后台，能确保公司内只有通过“富通天下”才能对 外进行邮件往来，其他途径工具（Outlook、上网发）全部失效。
今天，老板或经理收到一封从交易会或广告上反馈来的客户邮件，他可以在“富通天下”里，有针对地选择手动或自动分发该邮件。图1-2中，管理员用手动方式把邮件拖到了“刘建民”的名字上，确认系统提示后，该客户就分给刘建民去处理跟踪了。
图 1-3
分配客户邮件一段时间后，比如几个月后，周丽华总经理就可以运用“富通天下”的追踪统计功能，对手下5位业务人员重视、跟踪客户的情况进行分析评判。图中 显示：分给刘建民的热门新客户是3个，如图1-3。当然，业务员本人也是可以查看统计，便于自己了解跟进工作的，只不过看到的内容只是自己的而已。
图 1-4
点击图1-3中的数字“3”，系统就会马上列出这3封分给刘建民跟踪的邮件。注意图1-4中的“位置”栏，除第三封邮件已经放在名为“Top Gifts”的客户名下，前二封邮件还躺在收件箱里，这说明刘建民至今没有为客户建立档案，收件箱的大杂烩存放是根本做不到有效跟踪的。特别，分给刘建民 的3封邮件有2封根本就没有回复客人，只有有
标记的才说明是真正答复了客人的。如果管理员想了解业务员是怎么回复的，系统不需要到成千上万的已发邮件中去找，只要点 标记，系统马上就显示回复的内容。见图1-5：
这样，就可以对客户进行精细化的服务和跟踪：客户的基本情况、相互都有过哪些邮件、传真和消息(msn)往 来、给他寄过什么、他让我们开发过什么样品、报过什么价格、签过哪些合同、备货出运怎样了、定金收款情况如何等，信息一条线，全程俯瞰掌握。同时，也方便 客户的分配（名字分配谁，全部资料一次转移，业务无缝交接）。
图 1-5
有了这样的机制，业务人员的工作态度和工作质量就能得到很好的体现了。但这只是问题的一个方面，如何才能保证定期、长效地去跟踪这些客户、促成定单机会的达成呢？
图 1-6
外贸通常要求热门客户必须3个月跟踪一次，还是看系统统计显示，刘建民在6月-9月间，分到他名下的热门潜在客户，就有8个没有与客户进行邮件联络。
图 1-7
点击数字“8”，系统马上就列出了这8个客户的详细信息。资料显示：有5个从交易展会上拿到名片的客户，分给刘建民后虽然客户管理档案是建立了，但至今没 有与客户进行任何邮件联络，是遗忘了还是失职呢？“Target Motion”这个从杂志反馈来的客户，最后联系时间是2006年7月，那按照3个月就要跟踪的要求，已经一年多没有联系了，既然是热门潜在客户，这么长 时间不联系，或许生意的机会已经错失。在内部管理制度严的外贸企业，管理者就是以此表来制定人员处罚激励机制的。
图 1-8
点击“Target Motion”这条客户记录，系统还可以立即定位到该客户的客户邮箱，确实这里只存放了一封时间为2006年7月19日客户发来的邮件，事实正确无误。
特别，考虑到管理者往往很忙，没时间去主动查询统计，“富通天下”专门设定了自动提醒功能。到期自动发统计结果消息给老板或经理，使管理真正管到点上，还不费精力。
图 1-9
好了，疏忽的客户是知道了，那怎么既快速跟进客人，又操作方便呢？最好的方法就是邮件群发。在图1-9中可以马上全选这8个客户群发邮件，系统立即启动邮 件群发模版，在模版中有体现公司形象的统一抬头（自动设置，无法删除）。因为是群发，系统后台做了特殊处理，一对一地发送，客人相互之间名字是看不到的。 特别，对收件人称呼，系统不是统称“亲爱的买家”，而是根据每个客户联系人的不同而替换名字。至于群发的内容非常广泛，最直接也是买家最喜欢的就是发新产 品信息，点“样品”按钮，系统就会立即启动公司产品库。
图 1-10
在产品库中，公司可以每月安排一些新产品供大家使用，业务人员也可以自己选择，要详细了解产品资料，点击图片就可打开阅读。在产品图片前打钩，选择相应的邮件发送格式就可以发邮件了，即快速又方便。
图 1-11
一旦产品资料加入后，系统马上将它以图文并茂的格式显示在邮件正文中，里面有客人关心的产品名称、包装、产品属性等信息，这些信息临时还可以修改，非常方 便客人收取并查看，使客人体会到企业的良好沟通形象。因此，这样的市场跟进工作如果定期进行，就好比是在金沙中淘金一样，前期大量广告、参展的效果就能得 到更大的发挥和利用。当然，群发不是漫无目的地乱发，“富通天下”提供精确锁定群发功能，比如：只针对某届交易会认识的客人、某个地区或国家的客人、对某 类产品感兴趣的客人等等。
企业不缺客户，缺的是好的工具。如果每个外贸出口企业都能象“富通天下”用户一样有一个好的管理制度和淘金工具，那外贸做大、做强就有了基础保证！
