跟进外贸客户的硬核干货-附外贸邮件模板范文!

发布日期:2022-03-23 16:41

春节一过,对于开始上班的外贸圈小伙伴来说,大家肯定都摩拳擦掌准备开始大展身手了。但经过一个春节的休息,回归到正常的工作中,大家通常会觉得工作一大堆,比如回复询盘、联系工厂安排生产、备货送检、做产品资料等等。除了要应付节后综合征工作效率低之外,如何跟进客户才会更加有条不紊呢?

答案就是:分清主次,以重要性和紧急性为标准,将工作划分为【必须做好】、【应该做好】、【争取做好】这三个类别。

一、必须做好

1、调整所有自动回复、定期设置

很多云平台用户在春节假期前都设置了外贸邮件定时发送,我们需要及时调整和修改;并更换智能营销独立站里关于春节假期的banner和滚动图,以免客户看到了影响询盘。

2、联系工厂或供应商

联系工厂确定工人到岗时间、生产进度以及生产能力。联系供应商了解最新的产品价格变动,便于后续产品报价的信息优化。

3、联系货代公司

告知货代公司我们已经上班,然后了解清楚春节过后航运信息变动情况,舱位如何,什么时候可以正常运输等信息。

4、对在进行的订单进行归类整理

对订单里所提及的问题比如订单涉及船运的、产品生产进度的、提单的、样品尺寸型号的等等,进行分类记录登记,然后按图索骥,分别咨询清楚。

二、应该做好

了解清楚所有信息后,需要对现有的客户重新分析整理。我们可以根据订单的进度和客户的特点,对客户进行简单的分析,并进行分类。

01已经成交的客户

年前已经下单的外贸客户,主要是让客户感觉我们公司的专业性和周到的服务。我们要跟踪一下船运信息,及时了解情况,什么时候可以拿到提单,发放提单等,当然,也可以顺便催款。

对于已经下订单在等待交货的客户,我们需要做的,是给他发送复工邮件,通知客户我们已经复工,开始上班了。再把和工厂确认好的生产进度告知客户,确认出货时间。

注意:出货时间一定要事先和工厂确认,给自己和工厂留一些应急时间,避免出现突发情况时自乱手脚。

参考邮件模板:

Dear XXX:

Hope everything goes well.(希望你一切都好)Our factory has restarted producing.(我们的工厂已经开始复工了)

Our delivery date will be delayed until mid-March, as the resumption of work is not yet fully staffed.(由于复工人员还未完全到位,我们的交货期将推迟到3月中旬)

It is certain that your order will be arranged first and we will try our best to shorten the delivery time.(可以肯定的是你的订单会第一个被安排,我们也会尽量缩短交货日期)

Please wait for good news, thank you.(请等待好消息)

02年底说要下单的客户

此类客户目标明确,信息全面,一般是我们经常合作的客户,也是我们要重点跟进的对象。这类客户主要就是要告知客户一切都准备充分,包括工厂恢复生产,产量满足,货期信息,以及报价单,表明可以详谈并下单。

参考邮件模板:

Dear XXX:

We are pleased to inform you that the Chinese New Year holiday is over and we are back to work.(很高兴地通知你,春节假期结束了,我们已经复工了)

Daily production capacity**, monthly production capacity **, the earliest delivery time of this month is**, and the price change is**. The shipping company told me that there is a shortage of shipping space, so I hereby inform you.Please plan the order plan in advance.(日生产量**,月生产量**,这个月的最早供货时间为**,价格变动情况为**,船运公司告诉我,舱位紧缺,特告知,请提前规划下单计划)

According to China's traditional market experience, whenever the price rises after the Spring Festival, of course, including the products you need, the current price rises. Because we have sufficient goods, and in view of our friendship and previous successful cooperation, I will try my best to maintain the price for you until the year ago.(按照中国传统的市场经验,每当春节,物价涨价,当然也包括您所需的产品,目前价格涨了,由于我们年内备货充足,更鉴于我们的友情和先前成功的合作,我会尽最大努力来给您维持到年前的价格)

03还在“谈判阶段”的客户

针对“谈判阶段”的客户,我们需要分析外贸客户迟迟不下单的原因,挖掘客户真正的需求是什么,还有哪些顾虑,是还在货比三家呢,还是想要折扣。我们给客户发外贸邮件时,也需要给客户说明一下我们的情况,让客户心里有数,同时放出一个信号,犹豫带来的损失要远远超过想象之中的。

参考邮件模板:

Dear XXX:

The peak season is approaching and our factory is already fully booked, so the sooner our customers place their orders, the faster we can schedule them.(旺季将至,我们工厂的生产期已经排得很满,客户越早下单,我们才能越快排单)

If the order and deposit are received early, we will arrange the production of the order in time.(如果能早日收到客户的订单及订金,我们将会及时安排订单生产)

If you need anything else, I will apply to our director, please contact me as soon as possible, thank you(如果你有其他的需要,我会和我们领导申请,请尽快和我联系)

三、争取做好

04潜在客户和新客户

我们都知道,拥有的潜在外贸客户越多,我们的意向客户就会越多,通过云平台的大数据,我们及时分析产品的采购情况和潜在客户信息,通过年后复工的契机,给潜在客户发开发信,告知潜在客户你已经复工了,同时再带着推一波自己的产品。

参考邮件模板:

Dear XXX:

I'm pleased to inform you that we are now back in business.(很高兴通知你,我们现在已经复工了)

We still have the products you asked for a year ago in stock, do you still need them now?(年前你询问的产品,我们还有库存,你现在还有需要吗?)

According to our company rules it is not possible to XXX.(根据我们公司规定是不可以XXX)

If you are our first order at the beginning of the year, our manager wants to get off to a good start.(如果你是我们年初的第一个订单,我们经理希望有个好的开端)

So,a special XXX is given to you, but you must place your order before xxx time.(所以,特别给你一份XXX,但是你必须在xxx时间之前下单。)

If you have any other questions, please contact me quickly, thank you.(如果你有其他的问题,请赶快和我联系)

以上就是小编给外贸小伙伴准备的很实用的外贸邮件模板范文。

我们根据每件事情的主次和轻重缓急,完成好【必须做好】和【应该做好】的事情,刚刚上班有个适应期,能够最好前边这两类事就很给力了。那接下来就是要努力做好【争取做好】的,争取工作按部就班开展,真正做到假期回来也能有条不紊的全新起航。

结束
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