疫情外贸邮件回复客人建议【疫情应对策略】

2020年是多灾多难的开局,这次疫情对于外贸行业的影响也是很大的,同时一些外贸的主地区:浙江,上海,江苏,山东,安徽,福建,河南。广东,湖南等外贸企业都受到了不同程度的影响。疫情对于外贸的直接影响就是订单了,同时开发客户的难度也加大了,很多展会已经被取消。应对疫情,我们还是有相对应的途径和措施来解决的。

 

疫情对于外贸的影响不仅仅是对中国外贸企业生产和出口的影响,海外的客户也同样受到了不同程度的影响。外贸订单的延期,接到外贸订单后没有办法按约生产,外贸客户开发的方式很多也行不通了。这些都是目前国内外贸企业所要面临的!

如果需要相关的邮件回复模板,可以参考:疫情影响外贸订单企业该如何应对?

3.18日更新:【做外贸如何找客户】开发客户经验分享-疫情期间询盘50封

外贸邮件回复建议

 

1.第一时间邮件给客人告知疫情期间的安排

 

如实的告知客户现在当地疫情影响的情况,如果货物需要延期需要提前告知并阶段性的回复客户现在的情况是什么,我们在这种情况下能做什么。

 

提示:千万不要因为客户着急,就说大概哪个时候可以交货,这种说法首先是没有任何根据的只是自己想当然的而已,这时候就要告诉客户月初现在的情况,然后每过几天有新的政策及时告诉客户就好了。

 

1.1邮件及时告诉客户货物因为疫情期间的影响,之前接到的外贸订单需要延期交货。

这个时候需要告诉用户实际情况:政府已经通知工厂以及事业单位复工时间需要延后,但是具体的时间现在还没有给到我们,所以我没有办法确切的告诉你哪时候可以复工生产。但有什么新的动态我会第一时间告诉你的,请你也不要着急。我们在积极配合政府的同时也在给你想最合理的办法。

 

1.2有些客户也许不理解 

这个事情就需要外贸企业提供相关的方案给客户了,并且明确的告诉他:现在是政府要求这样,不是我们不配合你,如果强制复工我们的企业是要被查封的。这个损失我们是承担不起的,同时把中国出口的官方网站上面关于疫情的新闻链接给他。

 

相信客户会理解的,同时如果货物还没有出货的话及时买好保险以防突发性的情况造成不可挽回的损失。

外贸邮件回复客人思路 

2.已在生产途中的外贸订单

这部分的订单很多外贸企业和工厂的计划是过完春节后开始后期的生产,很多老外也是知道这个规矩。但是疫情的爆发是突发性和不可抗拒的因素。应对疫情,我们不仅仅在情绪层面上安抚客户,更要在这个时候发现客户订单的属性,在延期的同时想出来解决方案。

 

2.1是否可以和下一批订单同时发货

如果同时发货那量增大了是不是可以给一些适当的优惠;海运装柜方式是不是需要调整,如果调整有什么好处。

 

2.2自己想办法的时候也要告诉客户

让客户根据自己的实际情况综合你这边的情况来及时调整自己的安排,很多外贸人员就是忘记了我们是为客户服务的,首先要第一时间了解客户的需要然后在做响应,而不是自己在唱独角戏,客户最后被你搞的很无语。

 

这一点很重要,频繁联系不要紧,给结合客户的情况给他想办法这样客户才会依赖你。【有点老生常谈,不过业务过程中很多是这样的。】

 疫情外贸邮件回复细节

3.和公司内部做及时沟通做好整体协调安排

那些年自己还是个外贸业务菜鸟的时候就会遇到自己和客人说哪时候可以做好,结果生产那边说有个料晚了需要晚几天才能完成订单。最后只能给客人找借口拖两天,结果过两天生产那边又出情况了。最后把客户给惹火了,下了最后的通牒。

 

多年后想起来这件事,其实发现当时就是没有做好沟通,在每个生产阶段的时候没有了解实际情况,没有自己做好长远的规划,也没有把各种因素的影响给算进去。

 

如果生产那边说5天后可以交货,那么自己就要统筹下了:纸箱那边说4天后可以发货过来,那么路上不出问题需要2天,包装需要花2天时间-在工人加班的情况下。

 

那么就需要自己规划一下了:

 

3.1五天生产好万一机器出故障呢?维修需要几天时间?

 

3.2纸箱那边万一物流没有及时送到呢?那么最晚需要4天。

 

3.3包装需要1-2天,万一那个时候也有很急的订单呢?

 

那么我们先去车间去询问,如果万一机器出故障往日需要几天维修并投入成产。这样心里就大概有个规划了,如果车间的人说维修加投产需要3天。那么我们就可以:

 

8天-万一机器出问题;4天纸箱到货;3天纸盒包装那么综合起来原本需要6天完成的任务我们统筹下来就要给自己留下8-12天的缓冲时间,具体看订单的时间情况。这样就不会像之前我出现的那种尴尬的问题了。

 

疫情对于外贸的宏观影响我们是没有办法把控的,但对外贸公司本身的影响可以通过沟通,协调逐步的化解。相信在疫情期间做好沟通和安排,客户会增加信任度,增加依赖感。等疫情过去,也是订单爆发的一个好时机。

 

 

 

作者:富通天下
富通天下是由宁波中源信息技术有限公司开发的外贸营销管理软件,成立于2002年,总部设在宁波。
1)在疫情期间为外贸出口企业提供专业的外贸平台及专业的配套服务。 让您足不出户,也可轻松掌握全球买家的实时动态,不受地点和疫情的制约。实现线上开发,维护海外客户。
2)多维度信息解析,全方位外贸支持。希望在疫情期间贡献一份力量,把疫情的影响减少到最低,帮助中国外贸企业共渡难关,不再为寻找新的外贸开发平台而发愁!
结束
—— THE END ——
发布日期:2020-03-06
分享