小企业如何利用ERP高效做外贸?

发布日期:2019-08-27 13:33

小企业如何做外贸?首先需要注意的就是自身外贸业务流程如何。对于这一方面的考虑,可能很多外贸企业在业务流程方面大同小异,但是面对具体不同类型的以及不同管理方式的企业,我们在落实到具体工作细节上就会产生差异。其中对于各类工作流程严格的企业,仅仅依靠人工操作产生失误的几率也会增加,因此选择一款比较适合中小企业自身的管理系统可以规范工作流程、提高工作效率。但需要注意的就是一定要根据自身需求来进行选择,毕竟适合自己的才是最好的。

 

多数中小型外贸企业,在刚开始主要是以客户开发和跟进为主,各方面资源都比较少,企业管理起来相对简单。但是后续发展起来之后,其公司的产品、供应商、货物出入库、生产、财务等等大量增加,都需要一款灵活性和扩展性都比较不错的外贸ERP软件才能更好的协助管理运营。中小型外贸企业ERP可以帮助企业良好的过渡。

 

对于大企业而言,由于自身企业人员过多,对于协作方面要求比较多,这时我们在选择外贸ERP软件的时候,如果这款软件灵活性和扩展性好一些的话,是极其有利于企业未来的扩展和发展的。将企业与客户之间的大量散乱的沟通信息(客户名片、邮件、传真、快件、样品等)进行集中有序管理,极大地提高了系统的易用性和工作效率。

 

外贸ERP系统对于企业的作用

系统的作用简单来说,就是进入整个企业的各个流程,每个流程中,ERP系统都可以帮助企业细化数据,让用户去了解每个流程中需要解决和发现的问题。随着外贸公司业务的不断扩张,企业需要对接的数据越来越多,即从策划、设计、销售、到供应商、客户体验以及客户回访的一个完整的数据整合ERP系统。通过系统分析产品的市场前景,从而提高客户体验,为企业带来更大效益。

 

ERP系统可以帮助外贸企业及时、准确地掌握客户订单信息,经过对数据的加工处理和分析对市场前景和产品需求做出预测,同时,把产品需求结果反馈给生产部门,并及时对收集用户反馈,整合整条生产链的数据,并真正实现零库存,极大减少资金占用。

 

操作价值高的外贸ERP软件

 

1.客户管理

1)通过客户等级筛选,合理的指定跟踪方案。把精力和时间放在最有价值的客户上。系统客户类型可任意设定,确保各部门人员(包括内贸、采购)都可使用系统管理客户资料;

 

2)30多项参数和图片,可为客户建立详尽身份档案,不够可随时自定义添加;

 

3)支持客户资料表的导入功能,上千客户瞬间完成,无须在系统中重复建立客户资料;

 

4)参展前批量客户邀请函发送功能,变“被动坐等客户”为“主动邀请客户” 大大提高展会参展效果;

 

 

5)客户头像转移功能,方便管理者轻松实现业务人员间的客户分配和资料交接工作;

 

6) 强大的数据检索功能,确保任意客人数秒钟即可搜索定位,无须名片找寻;

 

7) 系统权限多级管理设置,确保客户信息不被越级、越部门掌握;

 

8)可实时了解业务人员客户开发进度和质量,有效量化绩效考核;

 

9)新客户来源途径和分布统计,帮助公司合理规划市场广告经费的投放,避免隐性浪费;

 

2.邮件管理

富通天下”为外贸行业特定开发的“基于客户端的数据库邮件系统”,因其7年来在外贸界的巨大影响力,使其成为同行倾慕、竞 相效仿的专业级外贸邮件管理工具;

1)可设置收发任何类型的邮箱邮件(包括gmail、hotmail、yahoo等),集中管理全公司海量邮件。上百人使用,表现依然稳定可靠;

 

2)支持outlook、foxmail、the bat等所有其他收发工具的邮件快速导入,即使是每人几个G的邮件量,工具转换1天完成,确保业务顺畅 运行;

 

3)可以满足企业对邮件收发的个性化管理需求:全公司一个邮箱、每人一个或多个邮箱、邮件收发后多规则自动或手动归并、邮件发送自动抄送暗送、发送邮件地址智能选择、邮件接收后的分级传递、新客户邮件多规则分配、邮件一次收取多人自动分发、特殊邮件至指定人员、新老客户邮件自动识别处理、重要邮件自动回复提醒等等,邮件管理得心应手;

 

4)对设定时间内(比如3个月)未有邮件联络的潜在客户、新客户,系统会自动生成报告提醒相关人员跟踪服务;

5)系统提供强大的邮件自动群发功能,群发不是漫无目的,系统可按设定的多条件搜索生成群发名单,发出时每封邮件的抬头、称呼都是针对每位客人的,让客人有种被尊重的感受邮件撰写时可以与公司产品库相连,方便随时从产品库中选取产品发送客人,产品资料图文并茂显示在邮件正文,无须大量邮件附件,方便客人阅读;

 

6)相关报价、跟单等邮件可直接关联合同记录,看某个记录即可了解全部相关往来邮件,大大提高沟通和处理效率;

 

7)对邮件的阅读和撰写,系统提供10种外语的在线对照翻译功能,确保业务沟通即时顺畅;配备定制的“邮件防水墙”设备,更可有效抵御垃圾邮件侵扰、管理网上加密邮件发送;

 

3.样品管理

1)针对公司业务可建立起完整的电子化产品资料库,所有产品资料以标准格式存放在数据库中,一劳永逸随时取用;

 

2)每种产品可配多张清晰图片、几十项参数说明,确保客户对产品信息全面掌握;

 

3)针对公司不同经营产品类别,系统提供行业产品参数自定义功能,可以实现不同大类产品在“富通天下”一个系统中存放,格式互不干扰;

 

4)可针对公司、工厂、客户等不同的编码快速查询产品,也支持条形码输入查询;

 

5)提供产品资料数据(特别是对应产品图片)的导入功能,成百上千产品无需重新输入,即可生成系统产品库记录;

 

6)针对辅料、礼品、小五金等行业,产品库支持同型号、多规格资料集中存放模式,不需要每个规格以独立形式存放,避免了混乱和低效;

 

7)产品资料的历史功能,详细记录了该产品的询价、报价、销售、采购等历史情况,提供给有权限人员查看

 

8)提供样品库样品登记、领样、退样管理,样品数量自动增减、货位存放情况一目了然;

 

4.文件管理

1)将原先分散存放于个人电脑中的文件,统一存放到公司服务器中,进行集中管理;

 

2)客户相关文件存放在客户名下,找到一个客户就可了解到与客户相关的所有文件;

 

3)系统支持Windows文件管理器的常规文件操作:目录转移、目录树结构、文件复制粘贴,等等;

 

4)管理员可以自由定义每位用户可存放的文件类型、文件大小和删除修改权限;

 

5)文件共享采用指定人员共享方式,无须像以往要记忆大量共享电脑密码,被指定的人员可直接打开文件,方便查看;

 

6)对Word、Excel等应用文件,系统采用独特的即建即存模式,在系统中可直接打开新建,退出直接保存在系统指定目录,无须在系统外生成文件再导入;

 

5.消息管理

1)系统提供强大的手机短信发送功能(“富通天下”有合法的106短信服务号码),对老客户可以进行节假日的群发问候。对公司内部人员不在系统现场时,可进行即时审批、汇报交流的手机短信发送;

 

2)提供公司公告板功能,可针对全公司发布会议、事务性的公告信息;

 

3)系统提供员工交流的即时通讯平台,方便员工进行业务上一对一、一对多的沟通,功能类似QQ;

 

4)系统提供个人日程安排和行事计划功能,方便有序管理时间。管理员也可在此进行任务的委派,并可设置提醒时间避免工作延误;

 

5)所有消息可直接邮件转发,对所有消息内容可进行模糊查询,方便回顾;

 

6)客户来访、会谈纪要等内容,可以以消息形式存放在客户名下,方便了解相关事件;

 

7)系统提供多种消息自定义提醒功能,可根据需要自由设置:客户冲突提醒、客户不联系提醒、邮件不跟踪提醒、出口备货到期提醒、未收汇提醒、信用证到期提醒等等,一旦触发及时通告相关人员,方便及时掌握和了解业务动向;

 

8)系统可以通过设置,全面记录与客人、公司人员msn业务交流的内容,分别存放各自名下,方便回顾查询;

 

作者:富通天下
外贸软件知名企业, 系统化集合外贸营销推广平台 ,全面系统地解决外贸企业管理与营销难题。
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